專業又省力的活動規劃心法—— 3 個步驟，利用小樹屋辦出最好的活動

第一次舉辦活動或會議，或總是苦惱著怎麼舉辦活動嗎 ? 小樹屋提供以下 3 個簡單的步驟，跟著我們這樣準備，就可以輕鬆利用小樹屋，辦出專業又省力的聚會活動。我們將提供你從事前規劃的注意事項，到活動完美落幕的小撇步，以下將介紹如何利用小樹屋辦出最好的活動。

第一步：進行活動的規劃

身為活動策劃人，你需要進行活動前的規劃與準備，首先你需要了解，舉辦「一個好的活動」需要具備的要素：

• 有明確的期望目標：活動目的清楚，才能確認活動的價值
• 有明確的目標參與者：事先分析目標用戶的需求，活動的執行內容才能吸引目標
• 活動在有限資源內完成：舉辦活動時，不論是人力資源、執行工時、費用支出都是很寶貴的，我們要在能省則省的目標下，完成高效率的成果。

確認並具體描繪出活動目標，在規劃內容時會更加順利。這是舉辦活動很重要步驟，如果你能夠事先清楚這場活動，想要帶給活動參與者什麼樣的體驗，不僅能夠讓整場活動內容更加清晰、也會讓後續執行的方向更明確。

了解好的活動要素後，你就會需要開始撰寫一份活動企劃書，好的企劃可以為即將舉辦的活動，帶來一半以上的成功機率。以下提供活動規畫書的基本內容 Check List：

• 活動背景：說明舉辦活動的起源，與時空背景下舉辦的理由。
• 活動目的：商業目的、商品宣傳、增加粉絲等等，舉辦活動的預期目標。
• 活動主題：活動的大標題，以此為出發的風格主軸設定。
• 活動時間：XXX年XX月XX日 + 開始時間、結束時間
• 活動地點：活動舉辦地點，可以方便搜尋的大地標或交通運輸。
• 主辦方：舉辦活動的單位名稱
• 活動內容：（如下方的活動檢核表）

以上為主要辦理活動的不同階段執行項目，設計出活動的內容以及目的，就能夠定位出活動的風格主題及活動性質，再根據活動預計的參與人數，將活動進行的空間、以及適合的交通位置進行規劃及挑選。

進行活動規劃撰寫時，需要考量場地的設備，是否符合活動需求、空間大小是否適合活動人數，也可以在考慮空間時，將空間本身的風格納入參考，高質感的空間佈置不僅可以省下許多場地佈置的時間，也可以帶給使用者更高的活動評價。

第二步：如何找到合適的活動場地

看完第一步的活動規劃，你會發現將會花費許多安排的作業時間，在挑選空間的環節，擁有省時省力的預訂體驗，跟完整透明的資訊，將會讓你事倍功半，減去不少來回確認的心力，對活動規劃的掌握度也會相對提高。

挑選活動空間的重點：掌握空間需求

確認場地空間，以及適合容納的人數，是挑選空間的基本條件，小樹屋整理了用戶們使用空間最常見的空間用途，並將個別用途下推薦的空間整理在這份 小樹屋空間用途分類推薦 表格中，包含了：

1. 商業會議
2. 聚會、聯誼
3. 教學、讀書會
4. 影音拍攝錄製

針對這四個最常見的空間用途，個別提供 20 間精心推薦空間，有相關需求可以直接用這份 小樹屋空間用途分類推薦 表格來篩選檢視。

不同類型活動，有不同的場地重點需求

聯誼、聚會活動 ▼

• 休憩區的舒適度
• 空間隱密程度
• 茶水、化妝間設備位置

商業會議 ▼

• 投影布幕、麥克風
• 充電設備
• 燈光與採光

影音拍攝錄製 ▼

• 空間風格
• 不同拍攝分區
• 空間採光

教學課程 ▼

• 白板、黑板
• 桌椅數量與大小

同場加映：如何順利用小樹屋找到想要的場地

以下將進行小樹屋官網的查找場地教學，官網篩選空間共有三種方式：

1. 依照城市篩選

依照活動的地點，選擇對應城市確認空間。

2. 活動日期進行空間篩選

依照預期活動日期進行空間篩選。

3. 依照活動人數篩選：

如果已經確認活動人數，可以使用人數篩選。

4. 依照活動地點篩選場地

點擊瀏覽空間，將右側地圖縮小，可以大範圍看到小樹屋在地圖上的分布，可以直接滑動到特定地區或捷運站周邊，並檢視符合條件的分館。

以台北火車站為例，放大地圖找到台北火車站，點擊站點確認喜好空間，就可以依照地點 / 捷運，在左側的空間欄位，看到相對應的空間縮圖以進行後續篩選。

第三步 · 舉辦活動細節小提醒 & 活動結束後還要做的事

了解上面兩步驟後，基本上已經掌握了舉辦活動的重點條件，我們提供一些需要注意的細節，讓活動執行的過程中更加完善順利：

1. 保留活動規劃的彈性

面對突發狀況與應變對策，小樹屋 48 小時前可以無條件線上取消訂單。

2. 場地佈置的時程安排

就算有完善的設備跟場地佈置，活動策劃人還是會需要於活動前提前攜帶場佈道具進行擺放，並事前確認空間硬體設備，完整活動空間，並確認活動的動線。

3. 善用空間風格

小樹屋每一間空間的風格設計都經過許多巧思，善加利用並挑選合適的風格，可以提供參加活動的用戶高質感的聚會體驗。

4. 現場的整潔和安全管理

活動執行前，一些必要的活動空間動線需要提前確認，例如：廁所的位置、逃生出口等等，以確保參與者的安全和滿意度，並管理現場的空間整潔，減少收拾整理的善後時間與人力。

5. 分享活動地點、空間密碼

每次活動前，活動策劃人需提前提供「活動地點」及「門鎖密碼」給活動參與者，確保大家能順利進入活動會場，門鎖密碼可自行修改為慣用且方便記憶的 4 位數密碼，例如：將活動日期設定為門鎖密碼，方便活動參與者進出。

6. 回饋問卷

活動結束後，也可以讓參與者填寫問卷回饋，以體驗的感受與回饋為基礎，進行下一場活動的優化，提升往後舉辦活動經驗值與活動品質。

7. 活動後廣告行銷

活動過程可以透過影像、照片記錄下來，提供給未來的參加者做為參考，或當作內容行銷素材進行社群再行銷。